Tietosuojaseloste

Ulla Tuomisen säätiön tietosuojaseloste

Laatimispäivämäärä 21.8.2018

  1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Ulla Tuomisen säätiö sr
1525093-4
c/o Ola Saarinen Yrjönkatu 36 A, 00100 Helsinki
010 8393970

  1. Rekisterit, rekistereiden tietosisällöt ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Tietojen käsittelyn oikeusperuste rekistereissä on oikeutettu etu. Henkilötietoja käsitellään apurahasäätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi. Rekistereitä ei käytetä automaattisen päätöksenteon pohjana.

Apurahanhakijarekisteri

Ulla Tuomisen säätiölle osoitettujen apurahahakemusten rekisteri apurahojen hakemista, apurahapäätösten tekemistä, tilastointia ja tutkimusta varten.

Rekisterissä on perustiedot hakijasta (esim. nimi, yhteystiedot ja syntymäaika/henkilötunnus/y-tunnus), haettavasta apurahasta, apurahan käyttötarkoituksesta, haettavan apurahan määrästä ja mahdollisista suosittelijoista. Apurahahakemuksiin voidaan myös liittää mahdolliset hakijan lähettämät liitteet sekä lausunnonantajien lausunnot.

Apurahansaajarekisteri

Myönnettyjen apurahojen maksatuksia ja maksatusten seurantaa varten, apurahahakemusten raportointia ja lakisääteisten ilmoitusten tekemiseksi viranomaisille sekä tilastointia ja tutkimusta varten.

Apurahanhakijarekisterin tietosisällön lisäksi rekisterissä on apurahansaajan henkilötunnus, pankkitilinumero, apurahan myöntöpäivä ja summa sekä apurahan maksatustiedot.

Yhteystietorekisteri

Säätiön toiminnasta ja apurahamahdollisuuksista informoimista varten sekä sidosryhmien kanssa tehtävää yhteydenpitoa varten.

Rekisterissä on henkilön perustiedot (esim. nimi, yhteystiedot ja mahdollinen yhteydenottokielto).

  1. Tietolähteet

Tiedot apurahanhakijarekisteriin saadaan apurahanhakijalta ja mahdollisesti lausunnonantajilta. Lausunnonantajien tiedot ovat luottamuksellisia. Hakijalle aiemmin myönnettyjen apurahojen tietoja saadaan Ulla Tuomisen säätiön apuraharekisteristä.

Tiedot apurahansaajarekisteriin saadaan apurahansaajalta. Myönnettyjen apurahojen tiedot saadaan Ulla Tuomisen säätiön apurahajärjestelmästä.

 

Säätiön yhteydenpitorekisteriin lisätään tietoa säätiön toiminnan piiriin kuuluvista sidosryhmistä, joita säätiö haluaa informoida apurahoista. Tiedot saadaan yleisesti saatavilla olevista julkisista tietolähteistä (mm. internetistä) sekä säätiön henkilökunnan kontakteilta. Tietoja voidaan kerätä myös vastaavia palveluja tarjoavilta rekisterinpitäjiltä. Yhteystietorekisteriin voidaan lisätä apurahanhakijat ja -saajat.

  1. Tietojen luovutukset

Apurahahakemuksia käsittelevät säätiön apurahaprosessiin osallistuvan henkilöstön ja luottamushenkilöiden lisäksi mahdolliset ulkopuoliset lausunnonantajat. Lausunnonantajat saavat tarkastella apurahahakemuksia vain arvioinnille osoitetun ajan, eivätkä he pääse käsiksi hakijan henkilö- tai yhteystietoihin. Apurahanhakijoiden tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa toiselle säätiölle tai rahoittajataholle päällekkäisten myöntöjen välttämiseksi.

Myönnetyt apurahat julkaistaan säätiön verkkosivuilla, sosiaalisessa mediassa ja säätiön lehdistötiedotteessa. Apurahan otsikon ja saajan lisäksi voidaan julkistaa lyhyt tiivistelmä hakemuksesta. Myönnettyjen apurahojen julkaisemisella säätiö viestii toiminnastaan ja toiminnan piiriin kuuluvien alojen kehittämisestä. Säätiöllä ei kuitenkaan ole velvollisuutta julkistaa kaikkien apurahansaajien nimiä, esim. mikäli tutkimusaihe on arkaluonteinen.

Yhteystietorekisterin tietoja ei luovuteta säätiön henkilökunnan ulkopuolelle.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain sallimissa puitteissa viranomaisille, kuten Suomen verohallinnolle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

  1. Rekistereiden suojauksen periaatteet

Pääsy apurahanhakija- ja apurahansaajarekistereihin sekä yhteystietorekisteriin on vain nimetyillä henkilöillä. Säätiön hallituksen jäsenten, asiamiehen ja assistentin käyttämät tietoverkot ja laitteistot, jolla henkilötiedot sijaitsevat, on suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla asianmukaisilla teknisillä toimenpiteillä.

Osa apurahanhakijarekisterien tiedoista tulostetaan arviointityötä varten. Aineisto tuhotaan apurahakäsittelyn jälkeen.

  1. Tietojen säilytysaika

Apurahanhakija- ja apurahansaajarekisterien tiedot säilytetään vähintään 10 vuotta. Maksatustiedot poistetaan 2 vuotta maksatuksen päättymisestä. Yhteystietorekisterin tiedot säilytetään toistaiseksi. Yhteystieto poistetaan, jos se ei enää liity säätiön toiminnan piiriin.

  1. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista

Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan säätiön rekisteriyhteyshenkilölle. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta saada tietoa apurahahakemusten arvioijista/lausunnonantajista eikä heidän arvioistaan/lausunnoistaan. Tämä varmistaa arviointien/lausuntojen laadun ja suojaa arvioijien/lausunnonantajien yksityisyyttä.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan virheelliset tiedot. Tiedonkorjauspyyntö tehdään säätiön rekisteriyhteyshenkilölle. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *